براي اينكه بتوانيم بر وقت خود بهتر مديريت كنيم ،‌مي‌بايست پنج گام برداريم . شما با انجام اين پنج مرحله مي‌توانيد مديريت بروقت خود را بهبود بخشيد .

اين پنج گام عبارتند از :‌

 درك ارزش وقت

 رفع آفات

 تقسيم اوقات

 نظيم برنامه

 تصميم بر اجرا

 هر يك از موارد فوق مكمل مورد قبلي خود است رها كردن چند مرحله و پرداختن به يك از آنها نمي‌تواند شما را ياري دهد : بايد كوشش كنيد كه در كليه موارد موفق شويد ، تا نتيجه نهايي كسب گردد .

 درك ارزش وقت :

 درك ارزش وقت ، مهمترين گام در راه بهبود مديريت وقت است . قدم نخستيني است كه اگر درست برداشته شود آگاهي براي رسيدن به مقصد را در طول مسير به فرد مي‌دهد . غفلت از ارزش زمان است كه باعث مي‌شود فرد به آفات وقت خود توجه نكند ،‌در پي تقسيم اوقات خود و برنامه ريزي در زندگي نبوده و مصمم از استفاده بهتر از وقتش نباشد .

 تقسيم اوقات :

 ‌تقسيم اوقات گام مهمي براي تنظيم برنامه روزانه به حساب مي‌آيد . اكثر كساني كه نمي‌توانند مديريت موفقي بر وقت خود داشته باشند ، در حقيقت قادر به تقسيم اوقات خود نيستند .

 در تقسيم اوقات بايد به سه اصل توجه نمود .

 الف :‌تفكيك اوقات ب : اولويت بندي اقدامات ج : بهبود مدت اجرا

 هر يك از موارد فوق ،‌جايگاه ويژه‌اي در مديريت وقت دارد و بايد در به كارگيري آنها دقت نمود .

 رفع آفات :

 براي رفع آفاتي كه باعث اتلاف وقت مي‌شوند . بايد دو مرحله را پشت سر گذارد . اول شناسايي آفات كه از اين طريق به آفات وقت خود پي خواهيم برد . دوم : مبارزه با آفات كه راه حلهاي لازم براي رفع آفات را به ما نشان داده و عمل به آنها منجر به از بين رفتن آفات به از بين رفتن آفات وقت خواهد شد .

 ما به سه نوع آفات وقت روبرو هستيم :

 آفات خود كه به خلقيات فردي ما بر مي‌گردد .

 آفات ديگران كه به علت خلقيات ديگران و به دليل ارتباط ما با آنها بر ما تحميل مي‌شود .

 آفات اتفاقات و حوادث : كه در اختيار ما نيست و گذشت روزگار بر ما تحميل مي‌كند اگر چه ممكن است بعضي از آنها به علت عدم توجه ما و يا ديگران اتفاق افتد . البته تجربه نشان داده است كه بيشترين آفات وقت براي هر فرد آفات خود است .

 يكي از راههاي مناسب براي شناسايي آفات وقت ، بررسي عملكرد روزانه است . هر فرد با نوشتن اقداماتي كه در روز انجام داده است و با تجزيه و تحليل موارد براي مدت يك هفته تا يك ماه كه بستگي به ميزان گرفتاري وي به آفات وقت دارد ، مي‌تواند اشكالات موجود را بيايد

 تنظيم برنامه :

 گام چهارم در بهبود مديريت وقت ، تنظيم برنامه است ” تنظيم برنامه ” در حقيقت اجرايي نمودن مديريت وقت است . عده‌اي در برابر برنامه مقاومت مي‌كنند ،‌چرا كه معتقدند برنامه‌ريزي ما را در موارد غير مترقبه در بند مي‌كشد و مسايل ناگهاني را در نظر نمي‌گيرند در حاليكه برنامه‌ريزي خوب در حقيقت نه تنها باعث دربند شدن فرد نمي‌شود ، بلكه باعث آزادي وي مي‌گردد . يك برنامه‌ريز هوشيار براي تغييرات و بحرانها و آنچه انتظار آن نمي‌رفته است ، جايي در برنامه خود در نظر مي‌گيرد . برنامه‌ريزي وقت مي‌گيرد ، وقتي كه در حقيقت باعث حفظ اوقات در دراز مدت است و كليد اصلي در بهره برداري موثر از وقت مي‌باشد .

 ابتدايي ترين طريق مديريت بر وقت ،‌فهرست كردن كارهايي است كه فرد در روز بايد انجام دهد . تغييرات شرايط روحي فرد و وضعيت سلامتي وي در پيگيري برنامه نقش دارد . پس نبايد با برنامه ريزيهاي غير قابل انعطاف ، مانعي بزرگ در راه نظم اوقات خود به وجود آورد.

 تصميم بر اجرا :

 براي اينكه بتوانيم اين گام نهايي را در مديريت وقت برداريد ، مي‌بايست با توجه به پنج اصل زير تصميم جدي بگيريد كه لحظه اي از كوشش براي بهبود مديريت بر وقت خود غافل نشويد .

 1- اهميت قائل شدن براي وقت

 2- كنار گذاشتن رو دربايستي‌ها و تعارف بيجا

 3- عزم بر تغيير در دراز مدت

 4- رفع اشكالات با تمرين

 5- بررسي مكرر و راهيابي